ขั้นตอนการใช้งานทีละขั้น ตั้งแต่ตั้งค่าบริษัท ซื้อ ขาย และสต็อก ไปจนถึงยื่นแบบภาษีและปิดงวดบัญชี
บทที่ 1
ตั้งค่าครั้งเดียวก่อนออกเอกสารใบแรก ข้อมูลในบทนี้จะไปปรากฏบนใบกำกับภาษีและแบบภาษีทุกฉบับ
กด «สร้างบัญชีฟรี» แล้วกรอกชื่อบริษัท อีเมล และรหัสผ่าน บัญชีใหม่เริ่มที่แพ็กเกจฟรีทันที ไม่ต้องใส่บัตร
เจ้าของและผู้ดูแลระบบต้องเปิดการยืนยันตัวตน 2 ขั้นตอน (2FA) ตั้งแต่เข้าสู่ระบบครั้งแรก สแกน QR ด้วยแอป Authenticator เช่น Google Authenticator กรอกรหัส 6 หลัก แล้วเก็บรหัสสำรองไว้ในที่ปลอดภัย
ทำตามตัวช่วยตั้งค่า: เลือกประเภทธุรกิจแล้วตอบคำถามสั้นๆ 6 ข้อ (ระบบเติมคำตอบที่น่าจะใช่ไว้ให้) ตรวจรายการที่ระบบจะตั้งค่าให้และติ๊กออกได้ถ้าไม่ต้องการ แล้วเชิญทีมงาน ขั้นเชิญทีมกด «ข้าม» ข้ามไปก่อนได้
ตรวจชื่อบริษัท เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก รหัสสาขา (สำนักงานใหญ่คือ 00000) และที่อยู่ให้ครบ ข้อมูลเหล่านี้พิมพ์บนใบกำกับภาษีตามมาตรา 86/4 และบนหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
สร้างปีบัญชีให้ครอบคลุมวันที่ของเอกสาร ระบบแบ่งงวดรายเดือนให้อัตโนมัติ เอกสารทุกใบต้องลงวันที่ในงวดที่ยังเปิดอยู่
ถ้ามีข้อมูลเดิม กด «ดาวน์โหลดเทมเพลต» กรอกผู้ติดต่อ สินค้า หรือยอดยกมาลงในไฟล์ Excel หรือ CSV แล้วอัปโหลดกลับเข้าระบบ วันที่ใช้ได้ทั้ง พ.ศ. และ ค.ศ.
บทที่ 2
ทุกหน้าใช้โครงเดียวกัน คือเมนูด้านซ้าย แถบด้านบนสำหรับค้นหาและดูงวดบัญชี และพื้นที่ทำงานตรงกลาง
เมนูด้านซ้ายจัดกลุ่มตามงาน เช่น งานขาย งานซื้อ คลังสินค้า บัญชี และภาษี แต่ละคนเห็นเฉพาะเมนูที่บทบาทของตนมีสิทธิ์ใช้
เมนูที่ใช้ไม่บ่อยถูกซ่อนไว้เพื่อให้หน้าจอไม่รก กด «แสดงเมนูขั้นสูง» ที่ท้ายเมนูเพื่อแสดงทั้งหมด ในคู่มือนี้เมนูเหล่านั้นมีป้ายกำกับไว้
กด Ctrl+K (บน Mac กด ⌘K) เพื่อเปิด «ค้นหาหรือสั่งงาน» พิมพ์ชื่อหน้า เลขที่เอกสาร ชื่อลูกค้า หรือชื่อสินค้า แล้วกด Enter เพื่อไปที่นั่นทันที หรือสั่งงานที่ใช้บ่อย เช่น สร้างใบแจ้งหนี้
แถบด้านบนแสดงงวดบัญชีปัจจุบันและบอกว่าเปิดหรือปิดแล้ว ถ้างวดปิดแล้ว เอกสารใหม่ต้องลงวันที่ในงวดที่เปิดอยู่
การแจ้งเตือนและงานที่รอคุณดำเนินการ เช่น เอกสารที่รออนุมัติ รวมอยู่ที่หน้านี้ และแสดงที่กระดิ่งบนแถบด้านบน
บทที่ 3
ข้อมูลหลักที่ทุกเอกสารใช้ซ้ำ ตั้งให้ถูกครั้งเดียว เอกสารที่ออกภายหลังจะถูกต้องตามไปด้วย
เพิ่มลูกค้าและผู้ขายในที่เดียว ระบุว่าเป็นบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคล เลขประจำตัวผู้เสียภาษี สาขา และที่อยู่ ผู้ติดต่อรายเดียวเป็นทั้งลูกค้าและผู้ขายได้
สร้างเงื่อนไขการชำระเงิน เช่น 30 วัน หรือสิ้นเดือน แล้วกำหนดให้ผู้ติดต่อ ระบบจะคำนวณวันครบกำหนดของใบแจ้งหนี้ให้อัตโนมัติ
สร้างสินค้าหรือบริการพร้อมรหัส ราคาขาย ราคาซื้อ และอัตราภาษี สินค้าที่นับสต็อกจะรับเข้าและตัดออกจากคลังอัตโนมัติตามเอกสารซื้อขาย
สินค้าที่ซื้อขายหลายหน่วย เช่น ชิ้น โหล และลัง ให้เพิ่มหน่วยนับพร้อมอัตราแปลงและราคาต่อหน่วย สต็อกนับเป็นหน่วยหลักเสมอ ส่วนเอกสารเลือกหน่วยใดก็ได้
บทที่ 4
เส้นทางปกติคือ ใบเสนอราคา → ใบสั่งขาย → ใบส่งสินค้า → ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี → รับชำระ ระบบลงบัญชีและตัดสต็อกให้ในแต่ละขั้น
สร้างใบเสนอราคา เลือกลูกค้า สินค้า จำนวน ราคา และส่วนลด แล้วพิมพ์หรือส่ง PDF ให้ลูกค้า ใบเสนอราคายังแก้ไขได้จนกว่าจะยืนยัน
เมื่อลูกค้าตกลง เปิดใบเสนอราคาแล้วกด «ยืนยัน» เอกสารจะกลายเป็นใบสั่งขาย
กด «สร้างใบส่งสินค้า» ใส่จำนวนที่ส่งจริง แล้วกด «ยืนยันส่งของ» ระบบตัดสต็อกทันที ส่งบางส่วนได้ และใบสั่งขายจะแสดงความคืบหน้าการจัดส่ง
จากใบสั่งขาย กด «สร้างใบแจ้งหนี้» ตรวจรายการและรายการบัญชีที่ระบบจะบันทึก แล้วกด «ผ่านรายการ» ใบกำกับภาษีจะได้เลขที่ และบันทึกลูกหนี้กับภาษีขายให้
เมื่อได้รับเงิน เปิดใบแจ้งหนี้แล้วกด «สร้างรายการรับชำระ» เลือกวิธีรับเงินและบัญชีที่เงินเข้า ถ้าลูกค้าหักภาษี ณ ที่จ่ายไว้ ให้ใส่อัตราที่หักในรายการรับชำระด้วย
ถ้าต้องลดหรือเพิ่มยอดหลังออกใบกำกับภาษีแล้ว เช่น รับคืนสินค้าหรือให้ส่วนลดเพิ่ม เปิดใบแจ้งหนี้แล้วกด «ออกใบลดหนี้» หรือออกใบเพิ่มหนี้ ห้ามแก้ใบกำกับภาษีเดิม
บทที่ 5
เส้นทางปกติคือ ใบสั่งซื้อ → ใบรับสินค้า → ใบแจ้งหนี้ซื้อ → จ่ายชำระ ส่วนค่าใช้จ่ายทั่วไปที่ไม่ต้องสั่งซื้อใช้ใบสำคัญจ่าย
สร้างใบสั่งซื้อ เลือกผู้ขาย สินค้า จำนวน และราคา แล้วกด «ยืนยัน» ถ้ากิจการตั้งกฎการอนุมัติไว้ ให้กด «ส่งขออนุมัติ» แทนแล้วรอผู้มีสิทธิ์อนุมัติ
เมื่อของมาถึง กด «สร้างใบรับสินค้า» ใส่จำนวนที่รับจริง (และเลขล็อตหรือวันหมดอายุถ้ามี) แล้วกด «ยืนยันรับสินค้า» สินค้าเข้าคลังทันที ถ้ารับไม่ครบ ส่วนที่เหลือจะค้างรับอยู่ในใบสั่งซื้อ
เมื่อได้ใบกำกับภาษีจากผู้ขาย เปิดใบสั่งซื้อแล้วกด «สร้างใบแจ้งหนี้» ระบบเทียบจำนวนและราคากับใบสั่งซื้อและใบรับสินค้า (3-Way Match) ให้ แล้วกด «ผ่านรายการ» ภาษีซื้อจะเข้ารายงานภาษีซื้อของเดือนนั้น
เมื่อจ่ายเงิน เปิดใบแจ้งหนี้ซื้อแล้วกด «สร้างรายการจ่ายชำระ» ถ้าต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย ใส่อัตราที่หัก ระบบจะสร้างหนังสือรับรอง 50 ทวิ และนำยอดไปไว้ในแบบ ภ.ง.ด.3 หรือ ภ.ง.ด.53 ให้
ค่าใช้จ่ายที่ไม่ผ่านใบสั่งซื้อ เช่น ค่าเช่า ค่าบริการ หรือค่าน้ำค่าไฟ บันทึกด้วยใบสำคัญจ่าย ใส่ภาษีซื้อและภาษีหัก ณ ที่จ่ายได้ในใบเดียว
รายจ่ายเล็กน้อยที่จ่ายจากเงินสดย่อย ตั้งวงเงินเงินสดย่อยแล้วบันทึกการจ่ายและการเบิกชดเชย ระบบติดตามยอดคงเหลือให้
บทที่ 6
สต็อกเคลื่อนไหวเองจากการรับและส่งสินค้า บทนี้คือเครื่องมือดูแลคลังส่วนที่เหลือ
ก่อนรับสินค้าครั้งแรก เลือกวิธีคิดต้นทุน (FIFO หรือถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก) และนโยบายสต็อกที่หน้าตั้งค่าคลังสินค้า
ดูการรับเข้า จ่ายออก และปรับปรุงของสินค้าแต่ละตัวได้ทุกรายการ พร้อมลิงก์ไปเอกสารต้นทาง
ย้ายสินค้าระหว่างคลังหรือตำแหน่งจัดเก็บด้วยใบโอนสินค้า สำหรับกิจการที่มีมากกว่าหนึ่งคลัง
กด «สร้างใบตรวจนับ» เลือกคลัง พิมพ์ใบนับไปนับของจริง (เลือกนับแบบไม่แสดงยอดในระบบได้) กรอกหรือนำเข้าผลนับจาก Excel แล้วกด «เสร็จสิ้นการตรวจนับ» ระบบปรับยอดสต็อกและลงบัญชีส่วนต่างให้
เมื่อสต็อกต่ำกว่าจุดสั่งซื้อที่ตั้งไว้ รายการจะขึ้นที่นี่ กด «สร้างใบสั่งซื้อ» เพื่อเปิดใบสั่งซื้อในหน่วยที่ซื้อจริง เช่น 3 ลัง
บทที่ 7
สำหรับร้านค้าและร้านอาหาร ขายได้เร็ว รับเงินได้หลายช่องทาง และปิดกะพร้อมสรุปเงินสด เป็นฟีเจอร์เสริมที่ซื้อเพิ่มได้
เริ่มกะด้วยปุ่ม «เปิดเซสชัน» เลือกสาขาและเครื่อง แล้วใส่เงินสดตั้งต้นในลิ้นชัก
สแกนบาร์โค้ดหรือค้นหาสินค้า เลือกวิธีชำระ เช่น เงินสด PromptPay หรือบัตร ใส่จำนวนเงินที่รับมา ระบบคำนวณเงินทอนให้ แล้วกด «รับเงิน / บันทึกออเดอร์»
ปลายกะ กด «ปิดเซสชัน» แล้วนับเงินในลิ้นชัก ระบบแสดงยอดเงินที่ควรมีและส่วนขาดหรือเกินให้
บทที่ 8
เอกสารซื้อขายลงบัญชีให้อัตโนมัติ งานของฝ่ายบัญชีจึงเหลือแค่ตรวจ ปรับปรุง กระทบยอด และปิดงวด
ทุกเอกสารที่ผ่านรายการจะสร้างรายการในสมุดรายวันพร้อมลิงก์กลับไปที่เอกสาร และก่อนกด «ผ่านรายการ» หน้าเอกสารจะแสดงให้ดูก่อนว่าจะบันทึกเดบิตและเครดิตอย่างไร
รายการที่ไม่มีเอกสาร เช่น ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายหรือรายการปรับปรุงสิ้นเดือน ให้บันทึกในสมุดรายวันเอง ยอดเดบิตต้องเท่ากับเครดิตจึงจะผ่านรายการได้
นำเข้ารายการเดินบัญชีธนาคาร แล้วจับคู่กับรายการรับและจ่ายเงินในระบบ รายการที่ไม่ตรงกันจะแสดงให้ตรวจ
ลงทะเบียนทรัพย์สินถาวรพร้อมวันที่ซื้อ ราคาทุน และอายุการใช้งาน ระบบคำนวณและบันทึกค่าเสื่อมราคารายเดือนให้
เมื่อปิดเดือน กด «ปิด» ทีละงวดตามลำดับ งวดที่ปิดแล้วจะบันทึกหรือแก้รายการไม่ได้ สิ้นปีกด «ปิดปีบัญชี» ระบบโอนรายได้และค่าใช้จ่ายเข้ากำไรสะสมให้
บทที่ 9
รายงานและแบบภาษีสร้างจากเอกสารที่ผ่านรายการแล้ว ไม่ต้องกรอกตัวเลขซ้ำ
ดูรายงานภาษีขายและภาษีซื้อของแต่ละเดือน แล้วตรวจรายการก่อนยื่นแบบ ภ.พ.30
เลือกแบบ (ภ.พ.30, ภ.พ.36, ภ.ง.ด.1, 3, 53 หรือ 54) เลือกเดือนและปี พ.ศ. ดูยอดล่วงหน้าและคำเตือนจากการตรวจสอบ แล้วกด «สร้างแบบฟอร์ม» ดาวน์โหลดไฟล์ TXT ไปยื่นออนไลน์ที่เว็บไซต์กรมสรรพากร หรือ PDF สำหรับยื่นแบบกระดาษ
หนังสือรับรอง 50 ทวิ ที่ระบบสร้างจากการจ่ายเงินจะอยู่ที่นี่ ตรวจข้อมูล ออกเลขที่ พิมพ์ แล้วส่งให้ผู้ถูกหักภาษี
ยื่นแบบแล้ว กด «ยื่นแล้ว» ใส่เลขที่ใบเสร็จของกรมสรรพากรและช่องทางที่ยื่น เพื่อเก็บประวัติการยื่นของแต่ละเดือน
บทที่ 10
คำนวณเงินเดือน เงินสมทบประกันสังคม และภาษีหัก ณ ที่จ่ายของพนักงานทุกเดือน เป็นฟีเจอร์เสริมที่ซื้อเพิ่มได้
เพิ่มพนักงานพร้อมเงินเดือน คำนำหน้า เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ที่อยู่ ข้อมูลประกันสังคม และบัญชีธนาคารสำหรับโอนเงินเดือน เมื่อพนักงานลาออก ให้ใส่วันที่ออกจากงาน งวดสุดท้ายจะจ่ายตามสัดส่วนวันทำงาน
สร้างงวดเงินเดือน แล้วกด «คำนวณเงินเดือน» ระบบคำนวณรายได้ เงินสมทบประกันสังคม และภาษีของแต่ละคน แก้ค่าล่วงเวลาหรือโบนัสได้ก่อนอนุมัติ
ตรวจยอดแล้ว «อนุมัติงวดเงินเดือน» ระบบบันทึกค่าใช้จ่ายเงินเดือน เงินเดือนค้างจ่าย และรายการหักตามกฎหมาย เมื่อโอนเงินให้พนักงานแล้วกด «จ่ายเงินเดือน» เลือกวันที่โอนและบัญชีธนาคารที่จ่าย ระบบบันทึกการจ่ายให้ พิมพ์สลิปเงินเดือนและส่งออกไฟล์โอนเงินให้ธนาคารได้
ภาษีที่หักจากเงินเดือนไปอยู่ในแบบ ภ.ง.ด.1 ที่หน้าสร้างแบบฟอร์มภาษี
ต้นปี ที่หน้างวดเงินเดือนกด «ภ.ง.ด.1ก / 50 ทวิ ประจำปี» ดาวน์โหลดไฟล์ ภ.ง.ด.1ก สำหรับโปรแกรม RD Prep และพิมพ์ 50 ทวิ ให้พนักงานทุกคน ภายใน 28 กุมภาพันธ์
บทที่ 11
ทุกรายงานดึงจากบัญชีแยกประเภทชุดเดียวกัน ตัวเลขจึงตรงกันทุกหน้า
แดชบอร์ดสรุปยอดขาย ค่าใช้จ่าย เงินสด ลูกหนี้ และเจ้าหนี้ ให้เห็นภาพรวมของกิจการในหน้าเดียว
งบการเงินตามมาตรฐาน TFRS for NPAEs ได้แก่ งบกำไรขาดทุน งบแสดงฐานะการเงิน และงบทดลอง เลือกช่วงเวลาที่ต้องการได้
ดูลูกหนี้และเจ้าหนี้คงค้างแยกตามอายุหนี้ เพื่อติดตามการเก็บเงินและวางแผนการจ่าย
รายงานคลังสินค้าแสดงยอดคงเหลือ ความเคลื่อนไหว และมูลค่าของสินค้าแต่ละรายการ
บทที่ 12
เชิญคนในทีมมาทำงานพร้อมกัน แต่ละคนเห็นและทำได้เฉพาะงานตามบทบาทของตน
กด «เชิญผู้ใช้งาน» ใส่ชื่อ อีเมล และเลือกบทบาท ผู้ใช้ที่ไม่ได้ใช้งานแล้วปิดการใช้งานได้ทันที ประวัติการทำงานของเขายังอยู่ครบ
ใช้บทบาทสำเร็จรูป เช่น ผู้ดูแลระบบ นักบัญชี ฝ่ายขาย หรือฝ่ายจัดซื้อ หรือสร้างบทบาทใหม่แล้วกำหนดสิทธิ์รายโมดูลเอง
ตั้งกฎให้เอกสารที่เกินวงเงินต้องได้รับอนุมัติก่อน เช่น ใบสั่งซื้อหรือใบสำคัญจ่าย ผู้อนุมัติจะเห็นงานที่รออยู่ที่หน้าการอนุมัติ
ให้สำนักงานบัญชีภายนอกเข้ามาดูหรือทำบัญชีให้ได้ โดยไม่ต้องให้รหัสผ่านของคุณ
บทที่ 13
เริ่มฟรี แล้วอัปเกรดเมื่อธุรกิจโต ค่าบริการคิดตามจำนวนผู้ใช้ และซื้อฟีเจอร์เสริมเฉพาะที่ต้องใช้
แพ็กเกจฟรีใช้ได้ 1 ผู้ใช้และเอกสาร 20 รายการต่อเดือน แพ็กเกจหลักคิดราคาต่อผู้ใช้ ไม่จำกัดเอกสาร และได้ฟีเจอร์หลักครบ ดูราคาปัจจุบันได้ที่หน้าราคา
เลือกแพ็กเกจหลักแบบรายเดือนหรือรายปี กำหนดจำนวนผู้ใช้ แล้วชำระด้วยบัตรผ่านหน้าชำระเงินที่ปลอดภัย เพิ่มหรือลดจำนวนผู้ใช้ภายหลังด้วยปุ่ม «อัปเดตจำนวนผู้ใช้»
ฟีเจอร์เสริม เช่น POS เงินเดือน Marketplace กระทบยอดธนาคาร และ AI ซื้อเพิ่มด้วยปุ่ม «เพิ่มฟีเจอร์นี้» ค่าบริการรวมในบิลเดียวกับแพ็กเกจหลัก และต้องสมัครแพ็กเกจหลักก่อน
ทุกครั้งที่ชำระเงิน คุณจะได้ใบกำกับภาษีเต็มรูปในนามบริษัทของคุณ ดูย้อนหลังได้ที่ «ประวัติการชำระเงิน» ราคาที่แสดงรวม VAT 7% แล้ว กรอกเลขประจำตัวผู้เสียภาษีและที่อยู่บริษัทให้ครบก่อนชำระเงิน เพราะใช้ออกใบกำกับภาษี
บทที่ 14
ข้อมูลบัญชีของกิจการเป็นข้อมูลสำคัญ ระบบมีเครื่องมือป้องกันบัญชีผู้ใช้ และช่วยดูแลข้อมูลส่วนบุคคลตาม พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA)
เปิดการยืนยันตัวตน 2 ขั้นตอนได้จาก «บัญชีของฉัน» ในเมนูผู้ใช้มุมขวาบน กด «เปิดใช้งาน 2FA» แล้วสแกน QR ด้วยแอป Authenticator ผู้ใช้ทุกคนควรเปิด ไม่ใช่เฉพาะผู้ดูแลระบบ
เปลี่ยนรหัสผ่านได้ที่หน้าเดียวกัน รหัสผ่านต้องยาวอย่างน้อย 8 ตัวอักษร เมื่อเปลี่ยนแล้ว อุปกรณ์อื่นที่เข้าระบบค้างไว้ต้องเข้าสู่ระบบใหม่
เมื่อลูกค้าหรือพนักงานขอลบหรือขอดูข้อมูลส่วนบุคคลของตน สร้างคำขอที่นี่ ระบบจะดำเนินการเมื่อพ้นระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดให้เก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องแล้ว
กด «ลืมรหัสผ่าน?» ที่หน้าเข้าสู่ระบบ แล้วใส่อีเมลของบัญชี ระบบจะส่งลิงก์สำหรับตั้งรหัสผ่านใหม่ไปที่อีเมลนั้น
เข้าสู่ระบบด้วยรหัสสำรองที่เก็บไว้แทนรหัส 6 หลัก แล้วตั้งค่า 2FA กับโทรศัพท์เครื่องใหม่ ถ้าไม่มีรหัสสำรองเหลือ ติดต่อทีมงานที่ support@mahasaan.co.th
ไม่ได้ ใบกำกับภาษีที่ผ่านรายการแล้วแก้ไขไม่ได้ตามกฎหมาย ถ้ายอดเปลี่ยน ให้ออกใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้ ถ้าออกผิดทั้งใบ ให้ยกเลิกพร้อมระบุเหตุผลแล้วออกใบใหม่
รายงานนับเฉพาะเอกสารที่ผ่านรายการแล้วและลงวันที่ในเดือนนั้น ตรวจว่ามีใบแจ้งหนี้หรือใบสำคัญจ่ายที่ยังเป็นร่าง หรือลงวันที่ผิดเดือนหรือไม่
เอกสารที่ออกแล้วยังเปิดดูและพิมพ์ได้ตามปกติ ถ้าต้องออกเอกสารใหม่ในเดือนนั้น ให้อัปเกรดเป็นแพ็กเกจหลัก หรือรอโควตาของเดือนถัดไป
ส่งอีเมลถึง support@mahasaan.co.th หรือใช้หน้า «รายงานปัญหา» ในเมนูช่วยเหลือหลังเข้าสู่ระบบ ระบบจะเปิดอีเมลพร้อมข้อมูลบัญชีของคุณให้
อีเมลถึงทีมงานได้ทุกเรื่อง บอกชื่อบริษัทและหน้าที่พบปัญหาจะช่วยให้ตอบได้เร็วขึ้น หลังเข้าสู่ระบบ ใช้หน้า «รายงานปัญหา» ในเมนูช่วยเหลือ ระบบจะแนบข้อมูลบัญชีให้อัตโนมัติ
support@mahasaan.co.th